Otázky a odpovědi k IFS Food v7

Přinášíme vám výběr zajímavých dotazů, které jsme v souvislosti s vydáním 7 obdrželi. 

Přechod na verzi 7

1. Náš audit je plánován před 1. červencem 2021. Můžeme tedy přejít na verzi 7 až při dalším auditu v roce 2022?

Ano, pokud je audit proveden do 30. června 2021, je možné audit provést podle verze 6.1. V roce 2022 bude již provedení auditu podle verze 7 povinné.

Kultura bezpečnosti

2. Můžete uvést nějaké příklady cílů v oblasti kultury bezpečnosti?

Neexistují žádné specifické povinné cíle, ale organizace musí definovat prvky kultury bezpečnosti včetně komunikace, školení, zpětné vazby zaměstnanců na problémy související s bezpečností potravin a měřením výkonnosti. Auditoři budou zjišťovat, zda je naplánováno přezkoumání vedením (management review) na příští rok a zda je zahrnuto přezkoumání cílů v oblasti bezpečnosti potravin.

3. Jak auditor zjistí/zjišťuje, že je v organizaci uplatňována kultura bezpečnosti?

Ověřováním, rozhovory, pozorováním činností a zaměřením na provoz (kontrola škůdců, řízení cizích těles, mechanismy nahlašování…)

4. Je opravdu potřeba sepsat program kultury bezpečnosti potravin s vysvětlením, jak je implementován?

Ano, musí se jednat o seznam činností - navíc proč nezahrnout také cíle a zrevidovat je při management review?

5. Je k dispozici checklist k ohodnocení naší kultury bezpečnosti potravin?           

Najdete ho zde.

Neohlášené audity

6. Nerozuměl jsem kdy a v jakém případě se společnost rozhodne, zda bude příští audit ohlášený nebo neohlášený?

Od 1. ledna 2021 musí být 1 audit za 3 roky neohlášený. IFS říká:

• Audit je prováděn neohlášeně každé 3 roky
• V průběhu plánování auditu se společnost může rozhodnout, zda bude audit prováděn v ohlášeném nebo neohlášeném režimu, ale vždy tak, aby 1 audit ve tříletém období proběhl jako neohlášený.

Toto pravidlo znamená, že neohlášený audit může být proveden v roce 2021, 2022 nebo 2023 a musí být odsouhlasen mezi certifikační společností a organizací.

Můžete si stáhnout excelový soubor, který vám pomůže určit auditní okno pro neohlášené návštěvy (18 týdnů).

7. Jak dlouho dopředu budeme informováni o neohlášeném auditu?

Jakákoli notifikace neohlášeného auditu ze strany certifikační společnosti je striktně zakázána. Auditor zazvoní u dveří a audit tím začíná.

8. Pokud je naše auditní okno pro neohlášený audit od února do července 2021, budeme auditováni podle verze 7?     

Ne.

9. Může se organizace rozhodnout, v kterém roce bude proveden neohlášený audit?

Ano, organizace musí sama nahlásit certifikační společnosti (LRQA) požadavek na neohlášený audit 6 týdnů před začátkem auditního okna.

10. Náš certifikát je platný do srpna. Do kdy si můžeme vybrat, zda zvolíme ohlášený nebo neohlášený audit?

Řiďte se vaším auditním oknem. Neohlášený audit může být proveden v roce 2021, 2022 nebo v roce 2023.

11. Musíme s neohlášenými audity začít v roce 2021 nebo můžeme počkat do roku 2023?

Můžete počkat do roku 2023.

12. Budou se neohlášené audity týkat i centrály?

Ano, neohlášený audit centrály je jedna z možností, ale je také možné provést audit centrály jako ohlášený. Záleží na tom, zda je centrála také výrobní provozovnou.

Školení

13. Jak máme v době pandemie zorganizovat interní školení?

Školení je možné uskutečnit virtuálně (viz dokument: FAQ for certified businesses regarding COVID-19 published by IFS – Version 4 November 2020)

14. V IFS je uveden požadavek na jmenování osoby viz níže, kdy tyto osoby mají mít odpovídající školení. Jakého rozsahu by měla být tato školení a kdo je může provádět?

• Pro monitoring opatření pro kontrolu škůdců – stačí školení od firmy zajišťující DDD, nebo by mělo být od oficiálního školitele?

Školení musí poskytnout osoba s odbornými znalostmi – odborník z firmy zajišťující DDD může být dobrá volba.

• Pro posouzení zranitelnosti falšování potravin – stačí všeobecné školení na IFS, nebo to musí být přímo zaměřené na falšování?

Školení musí být zaměřené přímo na falšování. Na webových stránkách IFS existují publikace IFS, které je možné stáhnout a které mohou být nápomocné.

• Odpovědné za obranu potravin – stačí všeobecné školení na IFS, nebo to musí být přímo zaměřené na obranu potravin?

Školení musí být zaměřené přímo na obranu potravin. Existují specifické kurzy, např. na stránkách FDA je odkaz na on-line kurz zdarma.

Co se týče obrany potravin (Food Defence) a falšování potravin (Food Fraud), bude nutné prokázat specifickou znalost. Plán obrany potravin a analýza falšování musí být vtaženy k místním podmínkám a produktům.

Kombinované audity IFS/BRC

15. Budou se nějaké změny týkat kombinovaných auditů IFS s BRC?

Vše zůstává stejné, je však potřeba vést v patrnosti, že v režimu neohlášených auditů musí audity pro oba standardy probíhat jako neohlášené. V případě kombinovaného auditu tedy není možné provést hodnocení podle IFS v režimu neohlášeného auditu a podle BRC v režimu ohlášeného auditu.

V případě, že se nejedná o kombinovaný audit, ale o samostatný audit každého ze standardů, je možné tyto audity provádět samostatně jako ohlášené a neohlášené. V takovém případě ale certifikovaná organizace nevyužije výhod kombinovaného auditu.

16. Je potřeba plánovat interní audit 4x jako je tomu u BRC?

Ne, toto není požadavkem IFS.

Audity na dálku

17. Můžete shrnout, jaká pravidla platí pro audity na dálku?

V současné době jsou plně vzdálené audity možné pouze u standardu IFS Broker. Co se týče ostatních IFS standardů, včetně IFS Food, aktuálně IFS představila možnost auditu, který je kombinací auditu na místě a auditu na dálku (IFS Split Assessment). Vzhledem k tomu, že tato možnost částečného provedení auditu na dálku je zcela nová, budeme Vás o detailech dále více informovat na našich webových stránkách.

Podle stanoviska IFS bylo k tomuto kroku přistoupeno, protože se IFS domnívá, že návštěvy na místě jsou nezbytné k účinnému vyhodnocení správné výrobní a  hygienické praxe. Zároveň však IFS uznala rizika související s pandemií covidu 19 na cestování auditora a rizika související s osobním kontaktem a uznala, že je možné oblast dokumentace auditovat na dálku.

Z dostupných informací zatím vyplývá, že audit na místě musí vždy proběhnout před auditem na dálku, přičemž 50% z celkového času posouzení probíhá na místě.

Outsourcované produkty

18. Jsou procesy zajišťované v rámci skupiny společnosti považovány za outsourcované procesy?

Ano, jsou to částečně outsourcované procesy. Jedná se o sesterskou společnost v rámci jedné společnosti.

19. V případě outsourcovaného produktu, pokud je IFS certifikovaný, musím tento produkt kontrolovat, když přijde do společnosti?           

Tyto produkty nejsou součástí hodnocení podle IFS v7. Pokud na ně potřebujete certifikát, bude se jednat o IFS Broker nebo jiný GFSI uznávaný ekvivalent.

20. Jaká logika je za vyloučením plně outsourcovaných procesů a obchodovaného zboží?

Důvodem je transparentnost, protože IFS Food zahrnuje pouze zpracování produktu na místě výroby. Znamená to, že musíte být opatrní, jaké jsou požadavky maloobchodníků.

21. Pokud je celá výroba produktu outsourcovaná a výrobce je držitel GFSI certifikátu, může tento produkt zůstat na IFS certifikátu?

Ano.

Změny v požadavcích a jejich interpretace

22. Musíme hlásit certifikační společnosti i oznámení SZPI z našich podnikových prodejen – např. plesnivá zeď na prodejně apod.?

Podněty od autorit jsou řešeny ve dvou článcích: 1.2.6 a 5.8.

V bodě 1.2.6 se praví, že certifikační společnost musí být informována do 3 dnů v případě specifických situací (stahování z trhu, stahování z trhu nařízeného orgány z důvodu bezpečnosti potravin či falšování nebo jakékoliv jiné návštěvy zdravotních autorit, jehož výsledkem je oznámení a/nebo pokuta).

V článku 5.8 se mluví o řízení stížností ze strany autorit. Zde není přímo zakotvena povinnost hlášení certifikační společnosti. Pokud však stížnost vyústí v pokutu – viz výše. Pokud stížnost povede ke krizové situaci, ta je popsána v následující sekci a zde je již povinnost komunikovat situaci autoritám.

Závisí tedy na povaze nálezů a výsledku kontroly (viz výše).

23. Co znamená červeně zvýrazněný text v bodě 3.2.1 „Oznámení infekčních chorob a stavů ovlivňujících bezpečnost potravin prostřednictvím lékařského screeningového postupu?“

Oficiální překlad zní: Oznamování infekčních chorob a podmínek ovlivňujících bezpečnost potravin prostřednictvím lékařských vyšetření. Jedná se o to, aby pracovníci nahlašovali infekční choroby a zdravotní problémy, které by mohly ovlivnit bezpečnost potravin.

24. Co se týče bodu 3.2.9 Prádlo – zabránění kontaminace až do použití - znamená to, že musí mít zaměstnanci v čistých skříňkách uložené prádlo např. v igelitu, nebo se čistá skříňka dá považovat za dostatečný „obal“ pro zabránění kontaminace až do použití?

Prádlo uložené v igelitových sáčcích je dobrá praxe; čistá skříňka musí být opravdu čistá, pokud prádlo není zabalené.

25. Co se týče bodu 3.3.4 Školení – co znamená „věnovat zvláštní pozornost zpětné vazbě z předchozích dokumentovaných školení“?

Zpětná vazba získaná na předchozím školení musí být vzata do úvahy při aktualizaci školení.

26. Co se týče bodu 3.4.4 Toalety … „ani nesmí představovat riziko kontaminace …“  Znamená to, aby se zaměstnanci převlékali, než půjdou na WC, protože každá návštěva WC v pracovním oblečení je riziková?

Kapitola 3.4 je o sociálním zázemí zaměstnanců (šatny, toalety, apod.). Tyto prostory musí být konstruovány a udržovány tak, aby nepředstavovaly riziko kontaminace pro výrobky (odpadní vody či vzduch z ventilace nesmí jít do výroby, apod.)

27. Jsou nějaké speciální požadavky na dokumentaci týkající se přezkoumání vedením (je to stejné jako u ISO 9001 nebo je toho více?)                 

Není zde velký rozdíl ve vstupech a výstupech oproti ISO 9001. Každopádně přezkoumání vedením bude o něco rozsáhlejší, protože zahrnete autenticitu a případné oznámení úřadů (viz 1.4.1).

Ostatní

28. Budou se nějaké aktualizace týkat také IFS HPC?

Zatím nám nejsou známy informace o aktualizaci standardu IFS HPC.

29. Jak máme auditovat dodavatele v době kovidové krize a při současných omezeních pohybu?

Podívejte se na dokument FAQ pro certifikované organizace publikované IFS - Verze 4 listopad 2020.

30. Změnil se termín, do kdy je potřeba uzavřít neshody?

Ano, pro vyplnění akčního plánu a jeho vrácení certifikační organizaci platí v nové verzi termín 4 týdny místo dosavadních 2 týdnů. Související riziko však představuje, že v portálu vyprší platnost certifikátu, proto doporučujeme dodržovat 2 týdny.

31. Musíme mít zavedenou whistleblowing linku nebo podobné?

Standard IFS v7 nevyžaduje whistleblowing linku.

32. Jsou požadavky IFS Food v7 v něčem shodné s FSSC v 5.1?

FSSC 22000 je také standard uznávaný GFSI, požadavky jsou proto podobné. U některých požadavků je text standardu odlišný, protože se jedná o produktovou certifikaci.