Erfolgreiche Audits beginnen mit den richtigen Grundlagen

Interne Audits sind ein zentrales Instrument, um die Wirksamkeit von Managementsystemen zu überprüfen und kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen.
Basierend auf über 30 Jahren Erfahrung hat LRQA das 6-Stufen-Auditmodell entwickelt – eine strukturierte Methode, die Schritt für Schritt durch den gesamten Auditprozess führt. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die ersten drei Schritte vor, die den Grundstein für ein wirksames internes Audit legen.

Schritt 1 – Beziehung aufbauen & Vertrauen schaffen

Ein Audit beginnt nicht mit der ersten Frage, sondern mit dem Aufbau von Vertrauen. Bevor es inhaltlich losgeht, ist es entscheidend, eine offene und respektvolle Atmosphäre zu schaffen und die Beteiligten zur aktiven Teilnahme zu ermutigen.

Wichtige Punkte:

• Stellen Sie sich vor – wer sind Sie und warum sind Sie hier?

• Beschreiben Sie Zweck und Umfang des Audits.

• Machen Sie deutlich: Sie prüfen das System als Ganzes, nicht einzelne Mitarbeitende.

Diese Klarheit reduziert mögliche Unsicherheiten und sorgt dafür, dass Mitarbeitende bereit sind, offen Informationen zu teilen.

Innerhalb unserer Auditoren-Schulungen und Trainings rund um interne Audits lernen Sie, wie Sie diese Gesprächsführung praxisnah und professionell umsetzen können.

Schritt 2 – Den Kontext verstehen

Bevor Sie in Details einsteigen, sollten Sie das große Ganze erfassen. Im zweiten Schritt geht es darum, die Rahmenbedingungen des Prozesses zu erfassen und die Zusammenhänge zu verstehen.

• Welche Personen sind beteiligt?

• Welche Tätigkeiten gehören zum Prozess?

• Wie werden Chancen und Risiken betrachtet?

• Welche Kennzahlen, Analysen oder Bewertungen gibt es?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich ein vollständiges Bild entwickeln. Dieser Überblick schafft die Basis, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zielgerichtet zu identifizieren.

Schritt 3 – Prozesse hinterfragen

Ein wirksames Audit prüft nicht nur, ob Prozesse existieren, sondern auch, warum sie so gestaltet sind, wie sie Sie vorfinden. Hier prüfen Sie:

• Können Mitarbeitende den Prozess erklären?

• Verstehen sie den Zweck und die Ziele?

• Gibt es Ansätze, Prozesse strukturell zu verbessern?

Wird deutlich, dass ein Prozess nur „abgearbeitet“ wird, fehlt der Raum für Entwicklung. Durch gezielte Fragen können Sie nicht nur Nachweise sichern, sondern auch Denkanstöße geben, wie Prozesse optimiert werden können.

Fazit – Die Basis entscheidet

Die ersten drei Schritte im Auditprozess legen fest, wie erfolgreich Ihr Audit wird. Mit der richtigen Vorbereitung, Offenheit und Gesprächsführung schaffen Sie Vertrauen und Transparenz – und damit die Grundlage für belastbare Ergebnisse.

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