Οι εσωτερικές επιθεωρήσεις αποτελούν ζωτικό μέρος κάθε συστήματος διαχείρισης. Μαζί με τις ανασκοπήσεις της διοίκησης κι άλλες δραστηριότητες επαλήθευσης, λειτουργούν ως ένας μηχανισμός αυτοβελτίωσης και «αυτοκαθαρισμού».
Οι πελάτες και τα εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη δεν χρειάζεται να σας υποδείξουν πού είστε αποτελεσματικοί και πού όχι· η εσωτερική επιθεώρηση αποτελεί ένα εξαιρετικά ισχυρό εργαλείο για να σημειώσετε πρόοδο από μόνοι σας.
Γιατί όμως τόσες πολλές επιχειρήσεις δυσκολεύονται με τις εσωτερικές επιθεωρήσεις και δεν καταφέρνουν να αξιοποιήσουν πλήρως τα οφέλη τους; Θα μοιραστώ ορισμένες προτάσεις για το πώς να απελευθερώσετε το πλήρες δυναμικό των εσωτερικών επιθεωρήσεων. Ως εκπαιδευτής επιθεωρητών, ελπίζω αυτές οι συμβουλές να σας φανούν χρήσιμες είτε εργάζεστε ως εσωτερικός επιθεωρητής, είτε διαχειρίζεστε ένα πρόγραμμα επιθεωρήσεων.
Συμβουλή 1: Κοινός στόχος
Γιατί οργανώνετε τις εσωτερικές επιθεωρήσεις; Τι πρέπει να επιτύχουν για την εταιρεία σας; Αν βρίσκεστε ακόμα στο στάδιο του "είναι υποχρεωτικό", ίσως να μην έχετε την καλύτερη αφετηρία. Συζητήσετε ποιο πρέπει να είναι το αναμενόμενο αποτέλεσμα.
Αναζητούμε απλώς τη συμμόρφωση ή επενδύουμε στην αναζήτηση τρόπων βελτίωσης ή απλοποίησης των διαδικασιών μας; Ως εσωτερικός επιθεωρητής, αφιερώστε χρόνο να συζητήσετε με τον επιθεωρούμενο τις ιδέες τους για βελτίωση και να τις καταγράψετε συγκεκριμένα και απτά στην έκθεση. Μην παραβλέπετε την ανάγκη επαλήθευσης της συμμόρφωσης με εσωτερικές ή εξωτερικές απαιτήσεις.
Συμβουλή 2: Οι επιθεωρήσεις ως εργαλείο διοίκησης
Είστε υπεύθυνος διαχείρισης του προγράμματος και αντιμετωπίζετε δυσκολίες στην επιλογή του περιεχομένου του προγράμματος επιθεώρησης; Συνιστάται να συζητήσετε το θέμα με τη διοίκηση ανώτατου επιπέδου, προκειμένου να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή της στη διαχείριση και καθοδήγηση της διαδικασίας. Η ενεργός εμπλοκή της διοίκησης στην επιλογή των σημαντικών σημείων ελέγχου συμβάλλει στην αύξηση της βαρύτητας και του κύρους του συνολικού προγράμματος εσωτερικών επιθεωρήσεων. Επιπλέον, είναι ουσιώδες να διασφαλίζεται η τακτική ενημέρωση της διοίκησης σχετικά με τα αποτελέσματα των ελέγχων και τις ενέργειες που προκύπτουν από την παρακολούθηση. Τέλος, η συμμετοχή της διοίκησης στην εξασφάλιση επαρκούς διαθέσιμου χρόνου για τον διαχειριστή του προγράμματος, των επιθεωρητών και ττων επιθεωρούμενων είναι κρίσιμη για την επιτυχή υλοποίηση του προγράμματος.
Συμβουλή 3: Πολύτιμος χρόνος
Πολύ συχνά, ο επιθεωρητής δεν διαθέτει ή δεν του παρέχεται αρκετός χρόνο ςγια σχεδόν όλα τα στάδια της διαδικασίας: την προετοιμασία, τη διεξαγωγή ερωτήσεων και τη σύνταξη της έκθεσης. Το αποτέλεσμα είναι συχνά η αναβολή των επιθεωρήσεων ή ακόμα και η μη πραγματοποίησή τους. Έτσι, ο εσωτερικός μηχανισμός αυτοκαθαρισμού παραμελείται πλήρως και, αν συνεχίσετε να κάνετε ό,τι κάνατε πάντα, θα έχετε τα ίδια αποτελέσματα όπως πάντα: καμία βελτίωση.
Προγραμματίστε τον χρόνο για τη διαδικασία επιθεώρησης στην αρχή κάθε περιόδου, αντί για το τέλος, και αξιοποιήστε τον πολύτιμο χρόνο του ελέγχου σας αντιμετωπίζοντας τα βασικά θέματα που έχει επιλέξει η ανώτατη διοίκηση. Υποβάλετε την έκθεσή σας σύντομα μετά τη συνάντηση, ενώ ακόμα θυμάστε πολλές λεπτομέρειες. Τηρήστε το χρονοδιάγραμμα και χρησιμοποιήστε τον διαθέσιμο χρόνο με σύνεση. Απολαύστε την προσωπική επαφή και εκτιμήστε τα αποτελέσματα.
Συμβουλή 4: Προετοιμάστε την εσωτερική σας επιθεώρηση
Μία αποτελεσματική εσωτερική επιθεώρηση ξεκινά με την προετοιμασία. Εξετάστε ενδιαφέροντα θέματα και λάβετε υπόψη σημεία που έχουν τεθεί από τον υπεύθυνο διαχείρισης του προγράμματος επιθεώρησης ή ακόμη και απευθείας από τη ανώτατη διοίκηση.
Διαμορφώστε την εσωτερική σας επιθεώρηση με βάση την ανάλυση κινδύνων: Κάθε θέμα θα πρέπει να συνδέεται με σχετικούς κινδύνους και ευκαιρίες. Λάβετε υπόψη αυτές τις παραμέτρους από το στάδιο της προετοιμασίας έως και την τελική έκθεση ελέγχου. Σε περίπτωση αμφιβολιών σχετικά με την κατανόηση των κινδύνων και ευκαιριών κατά τη φάση της προετοιμασίας, μην διστάσετε να ζητήσετε τη συνδρομή του υπεύθυνου διαχείρισης του προγράμματος ή άλλων συναδέλφων. Επιπλέον, συνιστάται να ζητείται από τον επιθεωρούμενο να προσδιορίσει τους δικούς του κινδύνους και ευκαιρίες.
Εξετάστε προηγούμενες εκθέσεις επιθεώρησης, εσωτερικά ή εξωτερικά παράπονα και διορθωτικές ενέργειες που σχετίζονται με το θέμα. Ανασκοπήστε τις διαδικασίες της δραστηριότητας που ελέγχετε και καταρτίστε μια σύντομη λίστα θεμάτων που επιθυμείτε να συζητήσετε. Να θυμάστε ότι ο έλεγχος δεν αποτελεί απλή επιθεώρηση με μια τυπική λίστα ελέγχου, αλλά μια ουσιαστική συζήτηση με τον επιθεωρούμενο.
Συμβουλή 5: Αναλάβετε δράση!
Λαμβάνοντας υπόψη την προετοιμασία σας, αξιοποιήστε πλήρως τις δεξιότητές σας και διατηρήστε ανοιχτό πνεύμα προκειμένου να αποκομίσετε το μέγιστο όφελος από την επιθεώρηση. Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, φροντίστε να διερευνάτε σε βάθος κάθε θέμα και να συλλέγετε αντικειμενικά αποδεικτικά στοιχεία συμμόρφωσης ή μη συμμόρφωσης.
Συζητήστε την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας και ενθαρρύνετε τον επιθεωρούμενο να συνεισφέρει σχετικά αποδεικτικά στοιχεία και ιδέες με σκοπό τη βελτίωση της ποιότητας της έκθεσής σας και την επιτάχυνση των ενεργειών παρακολούθησης.
Εστιάστε στον ίδιο τον έλεγχο και στον πολύτιμο χρόνο που αφιερώνετε με τον συνάδελφό σας. Αποφύγετε, όσο το δυνατόν περισσότερο, τυχόν διακοπές. Ερωτήσεις που δεν σχετίζονται με την επιθεώρηση θα πρέπει, στο μέτρο του δυνατού, να αναβάλλονται.
Συμβουλή 6: Διαχείριση δεξιοτήτων
Η άσκηση της εσωτερικής επιθεώησης ροϋποθέτει την κατοχή και συνεχή ανάπτυξη ενός ευρέος φάσματος ικανοτήτων. Η αρχική εκπαίδευση των επιθεωρητών παρέχει τη βασική γνώση και κατανόηση που απαιτούνται για τη διενέργεια των πρώτων επιθεωρήσεων, όμως αποτελεί μόνο το σημείο εκκίνησης. Στο πλαίσιο ενός αποτελεσματικού συστήματος διαχείρισης, η επιχείρηση οφείλει να εφαρμόζει διαδικασία διαχείρισης ικανοτήτων για τους εσωτερικούς επιθεωρητές, η οποία να περιλαμβάνει την επιλογή κατάλληλων προσώπων, τη στοχευμένη εκπαίδευση και ανάπτυξη, την τακτική αξιολόγηση απόδοσης και την εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών σε περιπτώσεις μη ικανοποιητικής επίδοσης.
Θεωρήστε την ανάπτυξη των επιθεωρητών ως μια συνεχόμενη δραστηριότητα που απαιτεί την ίδια προσοχή με κάθε άλλο ρόλο. Ως υπεύθυνος προγράμματος ελέγχου, διαδραματίζετε καθοριστικό ρόλο στη διαδικασία αυτή. Φροντίστε να διατηρείτε το ηθικό και το κίνητρο της ομάδαςεπιθεώρησης. Παρεμβαίνετε όταν η συμπεριφορά ενός επιθεωρητή ή επιθεωρούμενου είναι ακατάλληλη. Εξετάστε την παροχή περαιτέρω εκπαίδευσης. Ως υπεύθυνος διαχείρισης προγράμματος, βεβαιωθείτε ότι παρακολουθείτε τις εσωτερικές επιθεωρήσεις, ώστε να γνωρίζετε τι συμβαίνει και ποιες ανάγκες υπάρχουν για το πρόγραμμα επιθεώρησης.
Συμβουλή 7: Μοιραστείτε τα επιτεύγματα
Ως υπεύθυνος διαχείρισης προγράμματος, σκεφτείτε πώς μπορείτε να μοιραστείτε τα επιτεύγματα των εσωτερικών επιθεωρήσεων Κρατήστε τους επιθεωρητές ενημερωμένους για τα αποτελέσματα των ενεργειών παρακολούθησης. Τι έχει αλλάξει και ποια ήταν η επίδραση της αλλαγής; Οργανώστε έναν τρόπο ώστε η ομάδα επιθεώρησης να συζητά τις επιτυχίες και τις προκλήσεις. Πώς μπορείτε να ενθαρρύνετε ο ένας τον άλλον και να μάθετε από όσα έχουν επιτευχθεί; Τίποτα δεν είναι πιο παρακινητικό από το να μοιράζεστε τα επιτεύγματα.
Συμβουλή 8: CAPD (Έλεγχος-Ενέργεια-Σχεδιασμός-Εκτέλεση) αντί για PDCA
Οι επιθεωρητές συχνά εφαρμόζουν το μοντέλο PDCA για την αξιολόγηση της συνεχούς βελτίωσης. Η διαδικασία ξεκινά με την κατανόηση των σχεδιασμών και ακολουθεί η υλοποίησή τους, η οποία μπορεί να είναι χρονοβόρα. Τα βήματα του PDCA είναι γενικά θεσπισμένα στις περισσότερες επιχειρήσεις. Ωστόσο, η φάση της αξιολόγησης (βήμα «Έλεγχος») και η υλοποίηση διορθωτικών ενεργειών για τη διόρθωση ή την πρόληψη της επανάληψης των προβλημάτων (βήμα «Ενέργεια») συχνά παρουσιάζουν μεγαλύτερη δυσκολία. Επιπλέον, πριν ο επιθεωρητής φτάσει σε αυτά τα στάδια, μπορεί να έχει εξαντληθεί ο διαθέσιμος χρόνος για τον έλεγχο.
Μια εναλλακτική προσέγγιση είναι να χρησιμοποιηθούν νωρίτερα τα βήματα «Έλεγχος» και «Ενέργεια». Δεδομένου ότι ο κύκλος PDCA είναι ένας συνεχής κύκλος, μπορεί επίσης να εφαρμοστεί με τον τρόπο του κύκλου CAPD, δίνοντας περισσότερο χρόνο στις πιο απαιτητικές φάσεις του ελέγχου και των αναγκαίων ενεργειών.
Ζητήστε από τους επιθεωρούμενους να περιγράψουν τον τρόπο με τον οποίο αξιολογούν την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας τους και να τεκμηριώσουν τις ενέργειες που έχουν αναλάβει, όταν η επιθεώρηση ανέδειξε έλλειψη συμμόρφωσης ή αποτελεσματικότητας.
Συμβουλή 9: Διασφαλίστε ότι διατηρείτε την ανεξαρτησία σας
Η διατήρηση της ανεξαρτησίας από τη διαδικασία και τις συνέπειες της εσωτερικής σας επιθεώρησης σημαίνει ότι δεν πρέπει να υπάρχει καμία σχέση μεταξύ του αντικειμένου του ελέγχου και του τρέχοντος ή πρόσφατου ρόλου σας. Εξασφαλίστε ότι δεν έχετε συμφέρον σε οποιοδήποτε συγκεκριμένο αποτέλεσμα της επιθεώρησης. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι ο άμεσος προϊστάμενός σας ή ο υφιστάμενός σας δεν ειναι ο επιθεωρούμενός σας, καθώς κάτι τέτοιο μπορεί να οδηγήσει εύκολα σε σύγχυση μεταξύ της διαδικασίας επιθεώρησης και της αξιολόγησης ενός προσώπου.
Πριν την αποδοχή ανάθεσης μίας επιθεώρησης, ο επιθεωρητής οφείλει να επιβεβαιώσει την ανεξαρτησία του έναντι του αντικειμένου του ελέγχου. Σε περίπτωση ύπαρξης πραγματικής ή δυνητικής σύγκρουσης συμφερόντων, θα πρέπει να ενημερώνεται άμεσα ο υπεύθυνος διαχείρισης του προγράμματος επιθεώρησης, προκειμένου να τεκμηριωθούν οι λόγοι μη αποδοχής και να εξεταστεί η αντικατάσταση του επιθεωρητή.
Συμβουλή 10: Αναδείξτε τη σημασία της εσωτερικής επιθεώρησης
Ο ρόλος του εσωτερικού επιθεωρητή ίναι από τους πλέον αποδοτικούς και ουσιαστικούς, όταν υπάρχει η κατάλληλη υποστήριξη για τις σχετικές δραστηριότητες. Μέσα από τη διαδικασία της επιθεώρησης, σας δίνεται η ευκαιρία να γνωρίσετε διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης, να επικοινωνήσετε με άτομα εκτός του συνήθους κύκλου συνεργασίας σας και να αναπτύξετε μια σφαιρική κατανόηση των επιχειρηματικών λειτουργιών. Η εμπειρία αυτή ενισχύει τον σεβασμό προς άλλους ανθρώπους και δραστηριότητες εντός του οργανισμού.
Αφού κατακτήσετε βασικές τεχνικές εποθεώρησης, θα διαπιστώσετε ότι αυτές οι δεξιότητες είναι ιδιαίτερα χρήσιμες τόσο στην επαγγελματική σας δραστηριότητα όσο και στην προσωπική σας ζωή.