Estados de Información no Financiera, ¿cómo y por qué verificarlos?

Las organizaciones están experimentando más que nunca la necesidad de replantear su modelo de negocio y su estrategia de comunicación con los principales grupos de interés: inversores, administración, banca, clientes, proveedores, empleados y la sociedad. Adicionalmente en el año 2021, las empresas de más de 250 empleados deberán presentar el Estado de Información no Financiera verificado, lo que compromete a muchas organizaciones a poner a disposición de sus grupos de interés una memoria de sostenibilidad verificada en la que se comunique el desempeño de su organización respecto a la sostenibilidad.

Muchas organizaciones deben informar sobre su desempeño en sostenibilidad, ¿cuándo y cómo surge este requisito?

En diciembre de 2018 se publicó la Ley 11/2018, del 28 de diciembre, por la que se modifica el Código de Comercio, el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010 del 2 de julio, y la Ley 22/2015, del 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, en materia de información no financiera y diversidad.

Y respecto a su aplicación ¿cuándo y cómo debe realizarse?

Su aplicación es progresiva en el plazo de tres años: se requirió desde el ejercicio 2018 para todas aquellas empresas de más de 500 empleados, o bien entidades de interés público, o empresas grandes; y para el ejercicio de 2021 se ha ampliado a las entidades de más de 250 empleados.

Respecto al cómo, los administradores de las empresas a las que aplica deberán formular como máximo en 3 meses a partir del cierre del ejercicio, el informe de gestión que incluirá el Estado de Información no Financiera verificada por un tercero independiente. La Ley establece su vinculación con el informe de gestión y las cuentas anuales, en concreto es responsabilidad de los administradores y debe ser aprobado por la junta de accionistas.

La Ley asigna a los administradores la responsabilidad sobre su veracidad, y deberán dar fe mediante su firma en el momento de la formulación de las cuentas anuales.

En general, ¿qué indica la Ley que debe incluir el Estado de Información no Financiera?

La Ley 11/2018 establece que el Estado de Información no financiera consolidado incluirá información significativa sobre cuestiones ambientales, sociales y relativas al personal, relacionadas con el respeto de los derechos humanos, la lucha contra la corrupción y el soborno y el impacto de la organización sobre la sociedad.

¿Puede detallar más los puntos a incluir?

Concretamente, la ley requiere los siguientes apartados:

• Una descripción del modelo de negocio.
• Un detalle de las políticas, riesgos y entorno de control en el que se desenvuelve la empresa o el grupo, en materia no financiera.
• Para cada uno de los temas, requiere información e indicadores clave de rendimiento (KPIs) que resulten precisos, comparables, fiables y basados en marcos aceptados nacional o internacionalmente relacionados con:
• Dimensión ambiental (uso de recursos y huella de carbono, contaminación, reciclado y economía circular y protección de la diversidad.
• Dimensión social: detalles sobre la plantilla, siniestralidad, formación, igualdad de género y brecha salarial, discapacidad, maternidad y paternidad,
• Otras dimensiones relacionadas con la sostenibilidad, por ejemplo, relacionadas con los derechos humanos; destacamos el respeto a los principios que promulga la Organización Internacional del Trabajo y en particular cuando la empresa opera en diversos países, también incluye otra información relacionada con el gobierno corporativo y la cadena de suministro de la empresa.

Por último, requiere una declaración de la verificación de la información y datos incluidos en el Estado de Información no Financiera.

¿Se requiere publicar el Estado de Información no Financiera?

Si, deberá ser puesto a disposición del público de manera gratuita y en los meses siguientes a la verificación, publicándolo en la web de la organización durante cinco años, previa verificación externa anterior.

Respecto a la verificación ¿se requiere expresamente que sea externa?

La Ley establece la obligación de que los Estados de Información No Financiera sean verificados por un prestador independiente de servicios de verificación. Sin embargo, la Ley no especifica más información, a parte del requerimiento de que este servicio sea prestado por un proveedor independiente de servicios de verificación.

Entonces, ¿de quién es responsabilidad sobre la calidad de la verificación?

Claramente la responsabilidad es de los administradores, que deben responder de la verificación contratada en el caso de que se lleve a cabo negligentemente o sin las debidas garantías.

¿Qué es un prestador independiente de servicios de verificación o aseguramiento profesional?

Desde nuestro punto de vista, la profesionalidad de un aseguramiento de datos no financiero viene definida por:

• Verificadores competentes en datos no financieros como pueden ser las verificaciones o aseguramiento de datos sobre cambio climático.
• Verificadores competentes en aspectos sociales, ambientales y de gobernanza no teóricos, que tengan experiencia real pragmática en las organizaciones y en la gestión y reporte de la información material de estas dimensiones.
• Muy importante es la independencia, básicamente, no realizar consultoría y verificación al mismo tiempo, una combinación que impide aportar confianza en el servicio.

Todos los aspectos anteriores proporcionan aseguramiento a los administradores y a sus grupos de interés, que en definitiva, son los más interesados en esta información.

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¿Cómo pueden  las organizaciones beneficiarse de los sistemas de  gestión certificados para la elaboración y posterior verificación de este informe?

En principio las empresas que disponen de una certificación ISO 14001; ISO 45001, ISO 37001, ISO 27001 e incluso ISO 9001 cuentan con una buena posición de partida ya que han analizado el contexto de su organización, las expectativas y necesidades de sus grupos de interés e identificado los riesgos no financieros, que pueden estar o no relacionados con el tema del que trata la norma, pero ya tienen un marco de referencia y una sistemática definida para el análisis de datos e información.

Mayor ventaja en cuanto a la dimensión ambiental tienen las empresas que han verificado su Reglamento EMAS o su huella de carbono según ISO 14064. En lo que respecta a la dimensión social, también cuentan con ventaja aquellas organizaciones que tienen un sistema certificado por ejemplo en EFR o SMETA, ya que eso significa que han trabajado en determinados aspectos sociales y que ya cuentan con determinados puntos cubiertos.

Por último, ¿en qué consiste el proceso de verificación externa?

En primer lugar, hay que destacar que el perímetro de la verificación debe ser el mismo que el de la auditoría financiera.

La verificación ofrece la garantía necesaria para respaldar los informes de sostenibilidad y los Estados de Información no Financiera.

La verificación consta de dos fases:

• La primera incluye la revisión de los datos y la información aportada, para verificar que se ha incluido todo lo que debería estar incluido y que los sistemas proporcionan datos fiables.
• La segunda fase de verificación garantiza la veracidad de los datos y la información notificada.

Tras la verificación de la conformidad del Estado de Información no Financiera, se emitirá una declaración de verificación. La declaración confirma los términos del compromiso, ofrece una breve descripción de los objetivos, el nivel de seguramiento y materialidad aplicado y finalmente una valoración. La declaración de verificación aporta en definitiva credibilidad a su Estado de información no Financiera y garantiza que no contiene errores, omisiones o inexactitudes.