Les audits internes sont un élément essentiel de tout système de management. Avec la revue de direction et les autres activités de vérification. Lire les 10 conseils pour un audit interne plus efficace.
Les clients et les parties prenantes n'ont pas besoin de vous dire où vous êtes efficace et où vous ne l'êtes pas.
L''audit interne est un outil très puissant qui vous permet de progresser vous-même.
Mais pourquoi de nombreuses entreprises se débattent-elles avec les audits internes et ne tirent-elles que peu d'avantages de cet outil ? Je vais vous donner quelques suggestions sur la manière d'exploiter pleinement le potentiel de l'audit interne. En tant que formateur d'auditeurs, j'espère que ces conseils vous aideront en tant qu'auditeur interne ou en tant que responsable d'un programme d'audit.
- Conseil n° 1 : Un objectif commun
Pourquoi organiser des audits internes ? Qu'est-ce que cela devrait apporter à votre entreprise ? Si vous en êtes encore à la phase « c'est obligatoire », vous n'avez peut-être pas le meilleur point de départ. Discutez de l'objectif à atteindre.
Cherchons-nous seulement la conformité ou investissons-nous dans la recherche d'opportunités d'amélioration ou de simplification de nos processus ? En tant qu'auditeur interne, prenez le temps de discuter avec l'audité de ses idées d'amélioration et rendez-les tangibles et spécifiques dans le rapport. Ne négligez pas la nécessité de vérifier la conformité aux exigences internes ou externes.
- Conseil n° 2 : Les audits en tant qu'outil de management
En tant que gestionnaire de programme, vous avez du mal à trouver un moyen de décider vous-même du contenu du programme d'audit ? Pourquoi ne pas en discuter avec la direction générale ? Aidez-la à prendre le leadership en discutant de ce qu'il est important d'auditer. Cela devrait renforcer l'importance du programme interne global. Veillez à ce que la direction générale soit informée des résultats et des activités de suivi. Impliquez la direction en réservant suffisamment de temps au responsable du programme, aux auditeurs et aux audités.
- Conseil n° 3 : Un temps précieux
Très souvent, l'auditeur ne dispose pas de suffisamment de temps pour tous les aspects du processus : préparation, interview et rédaction du rapport. En conséquence, les audits sont souvent retardés, ou ne sont tout simplement pas réalisés. Votre outil interne "d'auto-évaluation" est alors complètement négligé et si vous faites ce que vous avez fait, vous obtiendrez ce que vous avez toujours obtenu. Pas d'amélioration du tout.
Consacrez du temps au processus d'audit au début de chaque période, plutôt qu'à la fin, et veillez à ce que votre précieux temps d'audit soit rentabilisé en abordant des thèmes clés choisis par la direction générale. Rédigez votre rapport peu de temps après l'entretien, lorsque vous vous souvenez de nombreux détails. Respectez le calendrier et faites bon usage du temps réservé. Appréciez le contact personnel et chérissez les résultats.
- Conseil n° 4 : Préparez votre audit interne
Un bon processus d'audit interne commence par la préparation. Réfléchissez aux sujets qui vous intéressent et prêtez attention aux points soulevés par le responsable du programme d'audit ou même directement par la direction générale.
Faites en sorte que votre audit soit axé sur les risques : Chaque sujet a un lien avec les risques et les opportunités. Tenez-en compte depuis la préparation de l'audit jusqu'à l'établissement du rapport. Demandez au responsable du programme ou à un collègue de vous aider si, au cours de la phase de préparation, vous n'êtes pas sûr de comprendre les risques et les opportunités. Demandez à l'audité de définir ses risques et ses opportunités.
Lisez les rapports d'audit précédents, les plaintes internes ou externes et les actions correctives liées au sujet. Examinez les procédures du processus que vous allez auditer et établissez une liste restreinte des sujets que vous souhaitez aborder. N'oubliez pas que l'audit n'est pas une inspection avec une simple liste de contrôle, mais une conversation avec l'audité.
- Conseil n° 5 : Foncez !
En gardant à l'esprit votre préparation, utilisez toutes vos compétences et adoptez une attitude ouverte pour tirer le meilleur parti de l'audit. Une fois que vous avez entamé la conversation, veillez à approfondir une question et à recueillir des preuves objectives de conformité ou de non-conformité.
Parlez de l'efficacité du processus et motivez l'audité à fournir des preuves et des idées pertinentes, à améliorer la qualité de votre rapport et à accélérer les actions de suivi.
Concentrez-vous sur l'audit lui-même et sur le temps précieux que vous passez avec votre collègue. Évitez autant que possible de le perturber. Les questions qui ne sont pas liées à l'audit devront attendre autant que possible.
- Conseil n° 6 : Gestion des compétences
L'audit interne requiert un large éventail de compétences. La plupart des auditeurs suivent une formation à l'audit afin d'acquérir une bonne base pour réaliser leurs premiers audits. Ce n'est qu'un point de départ. Comme pour d'autres fonctions, une entreprise doit envisager la gestion des compétences des auditeurs internes en termes de sélection des auditeurs, de formation et de développement des compétences, d'évaluation des performances et d'action en cas de résultats décevants.
Considérez le développement des auditeurs comme une activité permanente qui nécessite une attention particulière, au même titre que n'importe quelle autre fonction. En tant que responsable du programme d'audit, vous jouez un rôle de premier plan dans ce processus. Pensez à maintenir la motivation de l'équipe d'audit. Intervenez lorsque le comportement d'un auditeur ou d'un audité n'est pas approprié. Envisagez une formation en cours d'emploi. En tant que responsable du programme, veillez à assister aux audits internes afin de savoir ce qui se passe et ce qui est requis pour le programme d'audit.
- Conseil n° 7 : Partager les succès
En tant que gestionnaire de programme, réfléchissez à la manière de partager les succès des audits internes. Tenez les auditeurs informés des résultats des actions de suivi. Qu'est-ce qui a changé et quel a été l'effet du changement ? Organisez un moyen de parler des réussites et des difficultés au sein de l'équipe d'audit. Comment pouvez-vous vous motiver les uns les autres et tirer des leçons de ce qui a été accompli ? Rien n'est plus motivant que le partage des réussites.
- Conseil n° 8 : CAPD (Check-Act-Plan-Do) au lieu de PDCA
Très souvent, les auditeurs utilisent le modèle PDCA pour contrôler l'amélioration continue. Commencer par comprendre les plans, puis les exécuter, peut prendre beaucoup de temps. Dans la plupart des entreprises, ces étapes du PDCA sont bien établies. Très souvent, l'évaluation (l'étape du contrôle) et l'action visant à corriger ou à prévenir la récurrence (l'étape de l'action) s'avèrent beaucoup plus difficiles. Mais avant que l'auditeur n'y parvienne, le temps disponible pour l'audit peut être écoulé.
Une autre approche consiste à utiliser les étapes « Vérifier » et « Agir » à un stade plus précoce. Le cycle PDCA étant un cycle, vous pouvez également l'utiliser comme le cycle CAPD et consacrer plus de temps aux points difficiles de l'audit et aux actions requises.
Laissez les personnes auditées vous expliquer comment elles évaluent l'efficacité de leur processus et montrez-leur les mesures qu'elles ont prises lorsque l'audit a révélé un manque de conformité ou d'efficacité.
- Conseil n° 9 : Veillez à rester indépendant
Rester indépendant du processus et des conséquences de votre audit interne signifie s'assurer qu'il n'y a aucun lien entre le sujet et votre rôle actuel ou passé récent. Vous n'avez aucun intérêt à ce que l'audit aboutisse à un résultat spécifique. Veillez également à ce que votre supérieur hiérarchique ou votre subordonné ne fasse pas partie de l'audit. Cela pourrait facilement entraîner une confusion entre l'audit d'un processus et l'évaluation d'une personne.
Vérifiez votre indépendance avant d'accepter un audit et contactez le responsable du programme d'audit pour lui expliquer pourquoi vous n'acceptez pas un audit.
- Conseil n°10 : Promouvoir l'audit interne
Le rôle d'un auditeur interne est l'un des plus intéressants lorsque le soutien à ces activités est en place. Vous aurez l'occasion de voir d'autres parties de votre entreprise, de parler à des personnes différentes de celles auxquelles vous vous adressez habituellement et de développer ainsi une large compréhension de toutes les activités de l'entreprise. Le respect des autres personnes et des autres activités s'en trouvera renforcé.
Une fois que vous aurez maîtrisé certaines techniques d'audit de base, vous constaterez que ces compétences sont également très utiles dans le reste de votre vie professionnelle et personnelle.
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