Naarmate organisaties in de loop van de tijd nieuwe ISO-normen toevoegen, kan certificering al snel moeilijker te beheren worden. Het aantal audits neemt toe, verantwoordelijkheden vervagen en het bijhouden van de vereisten voor alle normen kost meer
Wanneer dit gebeurt, zoeken veel organisaties naar manieren om te vereenvoudigen. Twee veelvoorkomende benaderingen zijn het integreren van managementsystemen of het consolideren ervan bij één aanbieder. Hoewel de termen soms door elkaar worden gebruikt, beschrijven ze verschillende manieren van werken. Het is belangrijk om het verschil te begrijpen, vooral bij het overdragen van certificering of het plannen van de volgende stappen.
Waarom deze keuze vaak aan de orde komt
De vraag of geïntegreerde of gecombineerde managementsystemen moeten worden gebruikt, komt vaak aan de orde tijdens de transitie. Een verandering van certificeringsinstantie. Een herziening van de auditkosten. Bedrijfsgroei waardoor de bestaande opzet moeilijker te beheren is geworden.
Een overgang is een moment om even stil te staan en te beoordelen of uw huidige aanpak nog steeds geschikt is. Sommige organisaties gebruiken dit moment om hun managementsystemen volledig te integreren. Andere besluiten dat consolidatie de juiste balans biedt tussen controle en inspanning. Beide kunnen effectief zijn wanneer ze om de juiste redenen worden gekozen.
Wat is een geïntegreerd managementsysteem?
Een geïntegreerd managementsysteem (IMS) brengt meerdere ISO-normen samen in één enkel, op elkaar afgestemd kader. Gedeelde processen zoals leiderschap, risicobeoordeling, interne audits, corrigerende maatregelen en management review zijn ontworpen om tegelijkertijd aan de vereisten van alle relevante normen te voldoen.
Dit is mogelijk omdat moderne ISO-managementsysteemnomen een gemeenschappelijke structuur volgen onder Annex SL. Dankzij consistente paragrafen en terminologie in alle normen kunnen organisaties overeenstemming bereiken zonder voor elke norm een apart systeem te hoeven opzetten.
In de praktijk betekent een IMS:
- Eén set kernprocessen die meerdere normen ondersteunen
- Risico's die op een consistente, gezamenlijke manier worden beoordeeld
- Bewijsmateriaal dat eenmalig wordt verzameld en voor alle certificeringen wordt gebruikt
- Een gecoördineerd auditprogramma dat een afspiegeling is van de bedrijfsvoering
Voor organisaties met het juiste niveau van volwassenheid en middelen kan integratie zorgen voor een sterke zichtbaarheid, eenvoudiger bestuur en efficiëntie op de lange termijn.
Wat houdt het consolideren van managementsystemen in?
Consolidatie vereist een andere aanpak. In plaats van processen volledig te integreren, worden normen naast elkaar beheerd, maar operationeel samengebracht.
Dit houdt vaak het volgende in:
- Gebruik van één certificeringsinstantie voor meerdere normen
- Waar mogelijk overeenstemming van auditschema's
- Delen van auditdagen of assessors zonder systemen volledig samen te voegen
- Afzonderlijke documentatie bijhouden waar dat zinvol is
Consolidatie kan dubbel werk en administratieve inspanningen verminderen zonder dat er veranderingsmanagement nodig is voor volledige integratie. Voor veel organisaties, met name die met beperkte interne middelen of goed gevestigde systemen, kan dit een praktische en effectieve optie zijn.
Geïntegreerd versus gecombineerd: de belangrijkste verschillen
Het verschil gaat niet over goed of fout, maar over geschiktheid.
Een geïntegreerd managementsysteem (IMS) richt zich op overeenstemming in de bedrijfsvoering van de organisatie. Een gecombineerde aanpak richt zich op het vereenvoudigen van het certificeringsbeheer.
Integratie is meestal geschikt voor organisaties die:
- Meerdere onderling samenhangende risico's hebben op verschillende gebieden
- één samenhangend overzicht van prestaties willen
- groei, nieuwe normen of overnames plannen
- over de middelen beschikken om veranderingen in verschillende systemen te beheren
Consolidatie is vaak geschikt voor organisaties die:
- de auditinspanning willen verminderen zonder systemen te herontwerpen
- beperkte tijd of interne middelen hebben
- nog in een vroeg stadium van hun certificeringstraject zitten
- integratie eerder als een langetermijndoel dan als een onmiddellijke prioriteit zien
Beide benaderingen kunnen effectieve certificering, conformiteit en risicomanagement ondersteunen wanneer ze zijn ontworpen om de context van de organisatie te weerspiegelen.
De juiste aanpak voor uw organisatie kiezen
De juiste keuze hangt af van wat u wilt bereiken. Voor sommige organisaties zorgt integratie voor een sterkere governance en schaalbaarheid op lange termijn. Voor andere organisaties biedt consolidatie onmiddellijke verlichting van de auditdruk, terwijl de controle behouden blijft.
Het belangrijkste is duidelijkheid. Als organisaties het verschil begrijpen, kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen in plaats van standaard te kiezen voor een model dat niet helemaal past.
Hoe overdracht beide benaderingen ondersteunt
Of u nu kiest voor integratie of consolidatie, het overdragen van uw certificeringen aan één enkele aanbieder kan het proces vereenvoudigen. Een gecoördineerde overdracht maakt het gemakkelijker om overeenstemming te bereiken over auditcycli, verstoringen te verminderen en een meer voorspelbare certificeringservaring te creëren.
LRQA werkt samen met organisaties om hun doelstellingen te begrijpen, hun huidige systemen te beoordelen en de aanpak te ondersteunen die het beste bij hun behoeften past. Dat kan betekenen dat er wordt overgestapt op een geïntegreerd managementsysteem, dat certificeringen worden gecombineerd onder één aanbieder, of dat er een gefaseerd traject wordt gecreëerd van het ene naar het andere systeem.
Of u nu een zuivere certificaatoverdracht nodig hebt of bredere ondersteuning om uw governance en risicomanagement te versterken, ontdek hoe LRQA vanaf dag één met u kan samenwerken.
