Certificering moet uw organisatie ondersteunen, niet belemmeren. Toch wordt het beheer van certificeringen voor veel organisaties steeds complexer: meerdere ISO-normen, verschillende certificeringsinstanties, overlappende audits en afzonderlijke systemen die niet volledig op elkaar zijn afgestemd.
Wat vaak begint als een verstandige, stapsgewijze aanpak van certificering, kan uitmonden in dubbel werk, inconsistent beheer en beperkt inzicht binnen de organisatie. Deze complexiteit kan worden verminderd met een geïntegreerd managementsysteem (IMS), vooral bij het overzetten van certificeringen of het plannen van een volgende groeifase.
De uitdaging van gefragmenteerde certificering
Het is gebruikelijk om meerdere ISO-normen te hanteren, bijvoorbeeld voor kwaliteit, milieu, informatiebeveiliging en gezondheid en veiligheid. Vaak zijn deze certificeringen op verschillende momenten toegevoegd, soms bij verschillende aanbieders, elk met hun eigen auditcyclus en verwachtingen.
Het resultaat is herkenbaar:
- meerdere audits die vergelijkbare processen bestrijken
- uiteenlopende interpretaties van risico’s tussen verschillende normen
- afzonderlijke rapportages die het moeilijker maken om het totaalbeeld te overzien
- meer werk voor teams die audits, bewijsmateriaal en planningen beheren
Op termijn kan deze versnippering leiden tot inefficiëntie en het beheer van governance bemoeilijken. Wanneer systemen afzonderlijk worden beheerd, moeten leidinggevenden extra inspanningen leveren om een duidelijk en samenhangend beeld te behouden van hoe risico’s en prestaties worden beheerst.
Een geïntegreerd managementsysteem betekent niet dat u helemaal opnieuw moet beginnen. Het houdt in dat gedeelde processen – zoals leiderschap, risicobeoordeling, interne audits, corrigerende maatregelen en managementreview – op elkaar worden afgestemd, zodat ze samenwerken en alle relevante normen tegelijkertijd ondersteunen.
Deze afstemming is mogelijk omdat moderne ISO-managementnormen een gemeenschappelijke structuur delen, bekend als Annex SL. Dit biedt een consistent raamwerk van hoofdstukken en vereisten voor normen zoals ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 en ISO 27001, waardoor het eenvoudiger wordt om processen en controles op elkaar af te stemmen zonder parallelle systemen te creëren.
Hoe een geïntegreerd managementsysteem er in de praktijk uitziet
In de praktijk draait integratie om coördinatie en duidelijkheid, niet om extra complexiteit.
Met een IMS:
- worden gemeenschappelijke processen gedeeld in plaats van gedupliceerd
- worden risico’s consistent beoordeeld, ook wanneer ze verschillende disciplines raken
- zijn verantwoordelijkheden en controles duidelijker verdeeld over teams en vestigingen
- kan eenmaal verzameld bewijsmateriaal meerdere certificeringseisen ondersteunen
Vanuit certificeringsperspectief maakt deze afstemming een gecoördineerd auditprogramma mogelijk: één assessor, één auditplan en één planning die aansluit bij de manier waarop uw organisatie daadwerkelijk functioneert.
Een geïntegreerd managementsysteem is niet de enige manier om meerdere normen effectief te beheren. Sommige organisaties kiezen voor een gecombineerd managementsysteem, waarbij normen naast elkaar worden beheerd met gedeelde audits of planningen, zonder processen volledig te integreren.
Deze aanpak kan geschikter zijn wanneer middelen beperkt zijn of wanneer integratie een doel voor de langere termijn is. Beide modellen kunnen effectieve certificering en risicomanagement ondersteunen, mits ze goed zijn afgestemd op de organisatie.
Overdracht vereenvoudigen met geïntegreerde audits
Wanneer certificeringen worden geïntegreerd, verloopt de overdracht doorgaans soepeler. In plaats van per norm afzonderlijke overdrachtsactiviteiten te beheren, stappen organisaties over op één gecoördineerde aanpak.
LRQA werkt samen met organisaties om bestaande certificeringen te beoordelen, auditcycli waar mogelijk op elkaar af te stemmen en een overdracht te plannen die verstoringen voorkomt. Geïntegreerde audits verminderen herhaling, verkorten de audittijd gedurende de certificeringscyclus en zorgen voor een meer voorspelbare en beheersbare ervaring voor operationele teams.
Deze aanpak ondersteunt ook sterker governance. Geïntegreerde audits bieden een geconsolideerd overzicht van systeemprestaties, waardoor het eenvoudiger wordt om trends, zwakke punten en kansen binnen de organisatie te identificeren.
Sterker bestuur, meer inzicht
Naast efficiëntie is verbeterd inzicht een van de belangrijkste voordelen van een geïntegreerd managementsysteem.
Leiderschapsteams krijgen een duidelijk overzicht van risico’s op het gebied van kwaliteit, veiligheid, milieu en informatie. De besluitvorming verbetert doordat informatie consistent en onderling verbonden is. Governance wordt robuuster wanneer controles gecoördineerd worden toegepast in plaats van in silo’s te worden beheerd.
Dit is met name relevant voor organisaties met meerdere vestigingen, complexe supply chains of blootstelling aan regelgeving in verschillende regio’s. Een IMS helpt om normen consistent toe te passen, ongeacht schaal of locatie.
Ondersteuning van groei en toekomstige normen
Geïntegreerde systemen maken groei eenvoudiger. Het toevoegen van een nieuwe ISO-norm, uitbreiden naar een nieuwe regio of het integreren van een overname verloopt soepeler wanneer er al afstemming is binnen het managementsysteem.
In plaats van nieuwe vereisten bovenop bestaande te stapelen, kunnen organisaties hun geïntegreerde systeem gecontroleerd uitbreiden. Certificering ondersteunt zo groei, in plaats van deze te belemmeren.
Een efficiëntere, effectievere manier om risico’s te beheren
Het vereenvoudigen van certificering gaat niet alleen over het verminderen van het aantal auditdagen. Het gaat om het creëren van een systeem dat aansluit bij uw organisatie, governance versterkt en vertrouwen geeft dat risico’s effectief worden beheerd.
Door certificeringen onder te brengen in een geïntegreerd managementsysteem kunnen organisaties dubbel werk verminderen, het toezicht verbeteren en een veerkrachtigere aanpak van risicomanagement en prestatiebeheer ontwikkelen – nu en in de toekomst.
Als uw huidige certificeringsproces meer werk dan hulp lijkt,
bent u niet de enige.
Ontdek hoe LRQA zorgt voor een soepele overdracht van certificaten.
