เมื่อองค์กรต่างๆ เพิ่มมาตรฐาน ISO ใหม่ๆ เข้าไปเรื่อยๆ การจัดการการรับรองมาตรฐานก็อาจยากขึ้นอย่างรวดเร็ว การตรวจสอบเพิ่มมากขึ้น ความรับผิดชอบไม่ชัดเจน และการติดตามข้อกำหนดต่างๆ ในแต่ละมาตรฐานต้องใช้ความพยายามมากกว่าที่ควรจะเป็น
เมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ องค์กรหลายแห่งจึงมองหาวิธีการลดความซับซ้อน สองแนวทางที่ใช้กันทั่วไปคือ การบูรณาการระบบการจัดการ หรือการรวมระบบการจัดการไว้กับผู้ให้บริการรายเดียว แม้ว่าบางครั้งคำศัพท์ทั้งสองคำนี้จะถูกใช้แทนกันได้ แต่ก็อธิบายถึงวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน การเข้าใจความแตกต่างนี้มีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องถ่ายโอนการรับรอง หรือวางแผนสำหรับขั้นตอนต่อไป
เหตุใดตัวเลือกนี้จึงมักถูกเลือกใช้
คำถามเกี่ยวกับการเลือกระบบการจัดการแบบบูรณาการหรือแบบรวมศูนย์ มักเกิดขึ้นในช่วงเปลี่ยนผ่านที่สำคัญ เช่น การเปลี่ยนหน่วยงานรับรอง การทบทวนต้นทุนการตรวจสอบ หรือการเติบโตของธุรกิจที่ทำให้การจัดการระบบเดิมทำได้ยากขึ้น
การถ่ายโอนเป็นช่วงเวลาที่ควรหยุดและประเมินว่าแนวทางปัจจุบันของคุณยังเหมาะสมอยู่หรือไม่ บางองค์กรใช้โอกาสนี้ในการบูรณาการระบบการจัดการของตนอย่างเต็มรูปแบบ ในขณะที่บางองค์กรตัดสินใจว่าการรวมระบบจะให้ความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการควบคุมและความพยายาม ทั้งสองวิธีสามารถมีประสิทธิภาพได้เมื่อเลือกใช้ด้วยเหตุผลที่ถูกต้อง
ระบบการจัดการแบบบูรณาการคืออะไร?
ระบบการจัดการแบบบูรณาการ (IMS) นำมาตรฐาน ISO หลายมาตรฐานมารวมไว้ในกรอบการทำงานเดียวที่สอดคล้องกัน กระบวนการที่ใช้ร่วมกัน เช่น การเป็นผู้นำ การประเมินความเสี่ยง การตรวจสอบภายใน การดำเนินการแก้ไข และการทบทวนการจัดการ ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของมาตรฐานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในคราวเดียว
สิ่งนี้เป็นไปได้เพราะมาตรฐานระบบการจัดการ ISO สมัยใหม่มีโครงสร้างพื้นฐานร่วมกันภายใต้ภาคผนวก SL ด้วยข้อกำหนดและคำศัพท์ที่สอดคล้องกันในทุกมาตรฐาน องค์กรต่างๆ จึงสามารถปรับการควบคุมให้สอดคล้องกันได้โดยไม่ต้องสร้างระบบแยกต่างหากสำหรับแต่ละมาตรฐาน
ในทางปฏิบัติ IMS หมายถึง:
- ชุดกระบวนการหลักชุดเดียวที่รองรับมาตรฐานหลายอย่าง
- การประเมินความเสี่ยงเป็นไปอย่างสอดคล้องและเป็นระบบ
- หลักฐานที่รวบรวมเพียงครั้งเดียวและนำไปใช้ในการรับรองต่างๆ
- โปรแกรมการตรวจสอบแบบบูรณาการที่สะท้อนให้เห็นถึงวิธีการดำเนินงานของธุรกิจ
สำหรับองค์กรที่มีความพร้อมและทรัพยากรที่เหมาะสม การบูรณาการสามารถช่วยให้เห็นภาพรวมได้ชัดเจนยิ่งขึ้น บริหารจัดการได้ง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพในระยะยาว
การรวมระบบการจัดการเข้าด้วยกันหมายความว่าอย่างไร?
การรวมระบบใช้วิธีการที่แตกต่างออกไป แทนที่จะผสานรวมกระบวนการทั้งหมดเข้าด้วยกัน มาตรฐานต่างๆ จะถูกจัดการควบคู่กันไป แต่จะนำมาผสานรวมกันในเชิงปฏิบัติการ
ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับ:
- การใช้ผู้ให้บริการรับรองเพียงรายเดียวสำหรับมาตรฐานหลายประเภท
- ปรับตารางการตรวจสอบให้สอดคล้องกันเท่าที่จะเป็นไปได้
- การแบ่งปันวันตรวจสอบหรือผู้ประเมินโดยไม่ต้องผสานระบบอย่างสมบูรณ์
- จัดทำเอกสารแยกต่างหากในกรณีที่เหมาะสม
การรวมระบบสามารถลดความซ้ำซ้อนและภาระงานด้านการบริหารจัดการโดยไม่ต้องมีการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นสำหรับการบูรณาการอย่างเต็มรูปแบบ สำหรับหลายองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งองค์กรที่มีทรัพยากรภายในจำกัดหรือมีระบบที่จัดตั้งขึ้นมานานแล้ว นี่อาจเป็นทางเลือกที่ใช้งานได้จริงและมีประสิทธิภาพ
บริษัทรวมกิจการกับบริษัทรวมระบบ: ความแตกต่างที่สำคัญ
ความแตกต่างไม่ได้อยู่ที่ว่าถูกหรือผิด แต่อยู่ที่ความเหมาะสม
ระบบการจัดการแบบบูรณาการ (IMS)มุ่งเน้นที่การปรับวิธีการดำเนินงานขององค์กรให้สอดคล้องกัน ส่วนแนวทางแบบรวมศูนย์จะเน้นที่การทำให้การจัดการการรับรองมีความง่ายขึ้น
การบูรณาการมักเหมาะกับองค์กรที่มีลักษณะดังต่อไปนี้:
- มีความเสี่ยงที่เกี่ยวโยงกันหลายประการในหลายมาตรฐาน
- ต้องการมุมมองผลการดำเนินงานที่ครบถ้วนและเชื่อมโยงกันแบบเดียวหรือไม่
- กำลังวางแผนการเติบโต มาตรฐานใหม่ หรือการเข้าซื้อกิจการหรือไม่
- มีทรัพยากรเพียงพอที่จะจัดการการเปลี่ยนแปลงในระบบต่างๆ
การควบรวมกิจการมักเหมาะสมกับองค์กรที่:
- ต้องการลดภาระงานตรวจสอบโดยไม่ต้องออกแบบระบบใหม่
- มีเวลาหรือทรัพยากรภายในจำกัด
- อยู่ในช่วงเริ่มต้นของเส้นทางการรับรอง
- มองการบูรณาการเป็นเป้าหมายระยะยาวมากกว่าเป็นสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญในทันที
ทั้งสองแนวทางสามารถสนับสนุนการรับรอง การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการจัดการความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อได้รับการออกแบบให้สอดคล้องกับบริบทขององค์กร
การเลือกแนวทางที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณ
การเลือกที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ สำหรับบางองค์กร การควบรวมกิจการช่วยเสริมสร้างการกำกับดูแลที่แข็งแกร่งและขยายขนาดได้ในระยะยาว สำหรับองค์กรอื่นๆ การรวมกิจการช่วยลดแรงกดดันจากการตรวจสอบได้ในทันที ในขณะที่ยังคงรักษาการควบคุมไว้ได้
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือความชัดเจน การเข้าใจความแตกต่างจะช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด แทนที่จะเลือกใช้แบบจำลองที่ไม่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
การถ่ายโอนสนับสนุนแนวทางทั้งสองอย่างไร
ไม่ว่าคุณจะเลือกการบูรณาการหรือการรวมเข้าด้วยกัน การโอนใบรับรองของคุณไปยังผู้ให้บริการรายเดียวจะช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้น การโอนที่ประสานงานกันจะช่วยให้การจัดรอบการตรวจสอบทำได้ง่ายขึ้น ลดการหยุดชะงัก และสร้างประสบการณ์การรับรองที่คาดการณ์ได้มากขึ้น
LRQA ทำงานร่วมกับองค์กรต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจเป้าหมาย ประเมินระบบปัจจุบัน และสนับสนุนแนวทางที่เหมาะสมที่สุดกับความต้องการของพวกเขา ซึ่งอาจหมายถึงการเปลี่ยนไปใช้ระบบการจัดการแบบบูรณาการ การรวมใบรับรองไว้ภายใต้ผู้ให้บริการรายเดียว หรือการสร้างเส้นทางแบบเป็นขั้นตอนจากระบบหนึ่งไปสู่อีกระบบหนึ่ง
ไม่ว่าคุณต้องการการโอนใบรับรองอย่างราบรื่น หรือการสนับสนุนที่ครอบคลุมมากขึ้นเพื่อเสริมสร้างการกำกับดูแลและการจัดการความเสี่ยง ค้นหาว่าLRQA สามารถร่วมงานกับคุณ ได้อย่างไร ตั้งแต่วันแรก
